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Funcionalidad

IncaWeb ayuda a las organizaciones a automatizar y controlar de una manera integral, ágil y eficaz la gestión de sus documentos, registros y procesos.

Su adaptabilidad a las diferentes plataformas informáticas, su arquitectura basada en bases de datos relacionales, su integración con Internet y sobre todo su capacidad para personalizar e incorporar todo tipo de flujos de trabajo y datos, hacen de incaWeb la solución corporativa más adecuada para el tratamiento de la información, la colaboración de las personas y la automatización de los Sistemas de Gestión de cualquier organización y muy en particular de los sistemas de calidad, medio ambiente, prevención de riesgos laborales e I+D+i.

IncaWeb garantiza la disponibilidad de espacios de colaboración seguros, tanto en Internet como Intranet, donde las personas puedan trabajar en grupo para alcanzar objetivos comunes.

IncaWeb se compone de 4 módulos:

Módulos

Documentación

El módulo de documentación proporciona un entorno único para gestionar toda la documentación de cualquier empresa de una forma eficaz, facilitando la distribución y el acceso a la información a todos los niveles y en todos los ámbitos de la organización.

Procesos

El módulo de procesos permite modelizar y diseñar procesos de negocio (BPM) y ejecutar los mismos mediante la definición de flujos de trabajo, facilitando la gestión y el archivo de los registros de datos, así como su búsqueda, consulta, recuperación y análisis.

Biblioteca

Además de una rápida localización mediante los campos de búsqueda, la asignación de atributos o la asociación de palabras clave, este módulo dispone de una avanzada búsqueda textual así como de la posibilidad de crear listas de palabras clave favoritas, de forma que cualquier usuario pueda ser informado por correo electrónico en el momento en que se añadan al sistema nuevos documentos de su interés.

Sistema

Mediante este módulo se gestionan las licencias y la configuración de los permisos de los usuarios de incaWeb, además de los parámetros fundamentales asociados a la información contenida en los diferentes módulos.

Puntos fuertes de IncaWeb

Infraestructura y requisitos de software:

+ IncaWeb es una aplicación desarrollada con tecnología Web, lo cual significa que el usuario solo necesita disponer de un explorador de Internet (Explorer, Chrome o Safari), no siendo necesaria ninguna instalación ni configuración en el puesto del usuario. Esto implica que dicho puesto de usuario puede ser un PC, un Mac o un dispositivo portátil tipo tablet. Además en breve dispondremos de un "App" para Smartphones (Android o Apple).

+ IncaWeb está disponible para su uso tanto en intranet, instalada en un servidor propio del cliente, como en Internet, en modo SaaS, software as a service, en nuestros servidores, lo que permite el acceso desde cualquier parte del mundo. En esta segunda modalidad de uso no se precisa adquirir licencias, ni dedicar recursos hardware y software, pagándose solo por el servicio.

+ IncaWeb es una aplicación multilingüe, lo cual le permite soportar, para una misma instalación, múltiples idiomas definibles por cada usuario. Los idiomas disponibles actualmente son Español, Inglés, Francés y Portugués.

+ IncaWeb es multiempresa y multisistema, de modo que en una solo instalación se puede soportar la gestión de múltiples empresas o múltiples sistemas de gestión manteniéndose la independencia de datos entre las mismas.

+ IncaWeb incaWeb funciona con cualquiera de los sistemas relacionales de base de datos del mercado (Access, Oracle y SQLServer).

Funcionalidad de uso:

IncaWeb dispone de 4 módulos funcionales que puedan operar independientemente o de forma integrada y complementaría.

+ Módulo de gestión documental de sistemas normalizados (ISO): incluye toda la funcionalidad necesaria para la gestión de los documentos: gestión de flujos de trabajo, control de versiones e históricos, integración con el correo electrónico, tratamiento de cualquier tipo de fichero, publicación y distribución de la documentación, gestión de tareas pendientes, seguimiento del proceso.

+ Módulo de gestión de procesos: Permite modelizar y diseñar procesos de negocio y ejecutar los mismos mediante la definición de flujos de trabajo facilitando la gestión y el archivo de los registros de datos, así como su búsqueda, consulta, recuperación y análisis. Constituye la solución ideal para la gestión de actividades que impliquen participación, comunicación, registro, seguimiento y explotación de la información.


El módulo de gestión de procesos incluye workflow colaborativo con capacidad de integración con el gestor documental, integración con BD externas y/o ERP, exportación de datos y generación de informes


incaWeb incluye un conjunto de procesos estándar que se pueden modificar para adaptarse a las necesidades reales de cada entidad a muy bajo coste

+ Módulo de biblioteca: gestiona la documentación (externa o interna) de cualquier entidad. El módulo de biblioteca incluye funcionalidad necesaria para que se pueda establecer a cada documento:

+ Una jerarquía de los mismos, basada en directorios virtuales (por ej. Normas / ISO 9001 / Sistema de Gestión de la Calidad / Requisitos de la documentación).

+ Una tipificación de la documentación definible por el administrador (legislación, facturas, etc.). Cada tipo puede tener atributos propios con formatos predefinidos (fecha, lista, texto, numérico, etc..).

+ Unas claves documentales definidas por los usuarios que permiten informar a los mismos del momento en que se ha producido el alta de un documento en el repositorio.

+ Además incluye una búsqueda textual por contenido, es decir localizar los documentos donde aparezca el texto indicado, tanto para documentos de texto, Word, Excel, PowerPoint, PDF, como para documentos de texto escaneados (imágenes). Además el módulo de biblioteca incaWeb se puede integrar con soluciones de reconocimiento OCR.

+ Módulo de contratas: permite la gestión de la documentación asociada a proyectos/obras y facilita la participación de todos los involucrados (propietario, licitador, contratistas y subcontratistas), mejorando la información y la comunicación.


El sistema permite definir tipos de documentos, asignar controles de la vigencia de los mismos, establecer categorías y niveles de acceso, verificar el cumplimiento de los requisitos exigibles y en definitiva asegurar el cumplimiento de la responsabilidad empresarial en las contratas y subcontratas de trabajo.

Otras razones para decidirse por incaWeb:

+ Plazos de entrega:

+ Costes de adquisición y mantenimiento:

+ Costes de implantación:

+ Flexibilidad y Versatilidad:

+ Experiencia:

+ Clientes:

Referencias

  • Aceites Toledo
  • Adeslas Dental
  • Adeslas Hospitales
  • As, S.L.
  • Ayto. Madrid - Centro Integral de Formación de Seguridad y Emergencias (CIFSE)
  • Bolton - Cile
  • CNP Vida
  • CaixaNova
  • Colegio Oficial Ingenieros Técnicos del Principado de Asturias
  • Compañía Auxiliar al Cargo Express - Cacesa
  • Consejería de Educación - Gobierno de Aragón
  • Cámara de Comercio de Toledo
  • Dedalo Grupo Grafico
  • Enel Green Power
  • Enteco Pharma
  • Europcar
  • Ford Europa
  • Fundosa Social Consulting
  • Gabinete Técnico de Estructuras de Hormigón EHE, SL
  • Grupo Cesce
  • Grupo Hospital de Madrid
  • Grupo ISS - ISS Facility Sevices
  • Grupo Leche Pascual
  • Grupo Uralita
  • Harinera Vilafranquina
  • Harinera Villamayor
  • Hermanos Díaz Redondo
  • Hospital Costa del Sol - Marbella
  • Ingeniería Meyme
  • Institutos de Enseñanza Segundaria de la Junta de Castilla la Mancha
  • Institutos de Enseñanza Segundaria del Gobierno de Aragón
  • Junta de Andalucía – Consejería de Empleo y Desarrollo Tecnológico
  • Junta de Extremadura - Intromac
  • Kangra Coal (South África)
  • Laboratorios Leti
  • Lackey
  • Madrid 112
  • Ministerio de Fomento (DG Arquitectura, Vivienda y Suelo)
  • Ministerio de Medio ambiente (CTPRCM)
  • Mintra - Consejería Transporte e Infraestructura
  • Mostoles Industrial, S.A.
  • Neo Sky
  • Novotec
  • OCV Reinforcements
  • Oficina Española de Patentes y Marcas
  • Planta de Regasificaión de Sagunto, S.A.
  • Puerto de A Coruña
  • Red Control
  • Servicio Público de Empleo de Castilla La Mancha
  • Sistemas 4B
  • Sociedad Estatal de Salvamento y Seguridad Marítima
  • Terminales Portuarias
  • Thyssen-Galmed Krupp
  • Ultracongelados Virto
  • Vias y Construcciones
  • Vitrogar

Beneficios

+ Fomenta la comunicación, formación y participación de todas las personas de la empresa en la gestión de los sistemas proporcionando un entorno de trabajo común para mejorar la gestión.

+ Garantiza la seguridad y confidencialidad de la información, mediante su sistema de control de acceso a datos.

+ Facilita el acceso desde puestos remotos gracias a su sistema de comunicaciones basado en Intranet/Inter.

+ Facilita su uso en empresas de ámbito internacional al disponer de un entorno multilingüe adaptable a los requisitos de cada usuario.

+ Disminuye el uso del papel en la organización.

+ Garantiza la conformidad con las normas de los sistemas de gestión bajo cualquier norma o referencial.

+ Permite su adaptación a cada cliente, en este sentido Novotec aporta a cada cliente un servicio personalizado, adaptando las funcionalidades de IncaWeb a las necesidades de cada organización. Nuestro equipo de proyecto se concentra en diseñar, instalar y mantener la solución que más se ajuste a las necesidades de nuestros clientes.

Experiencias

Team Member

Ford Europa AG

En el año 2008 la división de TI de Ford Europa decidió gestionar la ejecución de auditorías de calidad, medio ambiente y seguridad de todas sus plantas europeas con incaWeb

Team Member

Grupo Leche Pascual

Con el objetivo de facilitar la gestión de la actividad de Grupo Leche Pascual en el año 2007 se inicia un proyecto de desarrollo de un Sistema Integrado de Gestión cuyo soporte documental es incaWeb.

Team Member

Enel Green Power

Desde el año 2010 más 300 usuarios acceden a la aplicación incaWeb para la gestión de la documentación y los procesos de sus sistemas de calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales.

Team Member

Vias

En el año 2005 Vias implanta incaWeb como sistema informático para la gestión de la documentación y los procesos.

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